کمینه سازی داده چیست؟

تحلیل‌ها نشان می‌دهد که بهینه‌سازی داده‌ها، همانطور که در ماده ۵(۱)© از مقررات عمومی حفاظت از داده‌ها (GDPR) تعریف شده، ایجاب می‌کند که داده‌های شخصی باید «کافی، مرتبط و محدود به آنچه برای اهدافی که برای آن پردازش می‌شوند، ضروری است» باشند (GDPR, Art. 5(1)©). یافته‌های حاصل از بررسی رویه‌های سازمانی نشان می‌دهد که عملیاتی کردن این اصل شامل ممیزی‌های منظم داده‌ها، محدود کردن دسترسی به پرسنل ضروری و گنجاندن بهینه‌سازی داده‌ها در طراحی سیستم است.

نتایج کلیدی:

• کاهش جمع‌آوری داده‌ها:
  سازمان‌ها کاهش قابل توجهی در نقاط داده جمع‌آوری‌شده را با ارزیابی ضرورت بر اساس هر هدف، همانطور که توسط دفتر کمیساریای اطلاعات بریتانیا (ICO) توصیه شده، گزارش کردند. به عنوان مثال، فرآیندهای استخدام کارمندان از جمع‌آوری اطلاعات کلی پیشینه به جمع‌آوری تنها اطلاعاتی که به طور مشخص به شغل مربوط بود، تغییر یافت (ICO Guidance).

• تقویت حفاظت از حریم خصوصی:
  مطالعات تجربی تأیید می‌کنند که محدود کردن داده‌های نگهداری‌شده به طور مؤثری خطرات حریم خصوصی مانند نقض داده‌ها و دسترسی غیرمجاز را کاهش می‌دهد (Kumar et al., 2022). سازمان‌هایی که بهینه‌سازی داده‌ها را اجرا کردند، کاهش قابل اندازه‌گیری در حوادث نقض داده‌ها را تجربه کردند که از تأثیر کاهنده ریسک این اصل حمایت می‌کند.

• رضایت و محدودیت هدف:
  نتایج نشان می‌دهند که رضایت صریح و ارتباط شفاف اهداف داده‌ها حیاتی است. یک نظرسنجی از شرکت‌های اتحادیه اروپا نشان داد که ۸۷٪ از شرکت‌هایی که استفاده از داده‌ها را شفاف و محدود کرده‌اند، اعتماد کاربران و نهادهای نظارتی را بهبود بخشیده‌اند (Voigt & Von dem Bussche, 2017).

• بازبینی و حذف مداوم:
  بازبینی‌های منظم و حذف سریع داده‌های غیرضروری با نمرات بالاتر انطباق با GDPR مرتبط بود. مطالعات موردی نشان می‌دهند که سازمان‌هایی که قوانین نگهداری خودکار و ممیزی‌های دوره‌ای را اتخاذ کردند، به طور مؤثری سوابق اضافی یا منسوخ را به حداقل رساندند.

• چالش‌های عملیاتی:
  برخی از سازمان‌ها چالش‌هایی را در ایجاد تعادل بین نیازهای کسب‌وکار و بهینه‌سازی سخت‌گیرانه، به ویژه در بخش‌های داده‌محور، گزارش کردند. با این وجود، مشخص شد که ادغام حفاظت از داده‌ها از طریق طراحی با گذشت زمان، انطباق را آسان‌تر می‌کند.

به طور خلاصه، شواهد نشان می‌دهد که اعمال بهینه‌سازی داده‌ها همانطور که توسط GDPR مقرر شده است، نه تنها الزامات قانونی را برآورده می‌کند، بلکه امنیت داده‌ها و اعتماد سازمانی را نیز تقویت می‌نماید. مزایای عملی این اصل هم توسط راهنمایی‌های نظارتی و هم توسط تحقیقات تجربی بازبینی‌شده توسط همتایان پشتیبانی می‌شود.