Kim jest administrator danych według RODO?

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (GDPR) definiuje administratora danych jako „osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych” (Parlament Europejski i Rada, 2016). Rola ta wiąże się z odpowiedzialnością za decydowanie, dlaczego i w jaki sposób dane osobowe są przetwarzane. Administrator danych nie tylko określa cel wykorzystania danych, ale również precyzuje zakres danych niezbędnych do osiągnięcia tego celu.

Przykładowo, mała firma przetwarzająca informacje o klientach w celu realizacji zamówień wysyłkowych kwalifikuje się jako administrator danych. W takich przypadkach firma decyduje o celu (wysyłka produktów) i określa, jakie dane (np. imię i nazwisko, adres) są niezbędne. Gdy ta firma zleca wysyłkę podmiotowi zewnętrznemu, ten podmiot zewnętrzny działa jako podmiot przetwarzający dane, wykonując zadania w imieniu administratora bez decydowania o celu lub sposobach przetwarzania danych.

GDPR nakłada na administratorów danych obowiązek posiadania podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych, takiej jak:

• Zgoda osoby, której dane dotyczą,
• Prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora,
• Zgodność z obowiązkiem prawnym,
• Wykonanie umowy.

Administratorzy są zobowiązani do zapewnienia, że przetwarzanie jest zgodne z prawem, rzetelne i przejrzyste. Ponadto muszą wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, niewłaściwym wykorzystaniem lub ujawnieniem. Obowiązki te podkreślają zasadę rozliczalności oraz ochrony danych w fazie projektowania i domyślnej ochrony danych (Voigt & von dem Bussche, 2017).

Kluczowe obowiązki administratora danych obejmują:

• Definiowanie celów i sposobów przetwarzania,
• Ustanawianie podstaw prawnych przetwarzania,
• Zapewnienie przejrzystości wobec osób, których dane dotyczą,
• Wdrażanie środków bezpieczeństwa,
• Zarządzanie prawami osób, których dane dotyczą, takimi jak dostęp, sprostowanie i usunięcie.

Niewypełnienie tych obowiązków może skutkować znacznymi karami w ramach egzekwowania przepisów GDPR.

Ramy te wyraźnie określają rolę administratora danych jako kluczową dla zgodności z GDPR, zapewniając kontrolę nad przetwarzaniem danych osobowych przy jednoczesnej ochronie praw jednostki do prywatności.

Źródła:

• Parlament Europejski i Rada. (2016). Rozporządzenie (UE) 2016/679 (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych). https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679

• Voigt, P., & von dem Bussche, A. (2017). The EU General Data Protection Regulation (GDPR): A Practical Guide. Springer. https://link.springer.com/book/10.1007/978-3-319-57959-7